Комплектование архивного отдела является одним из основных направлений деятельности. Это не только один из основных, но и один из сложных видов работы. Поскольку результат зависит не только от работы самого начальника отдела, но и от многих субъективных факторов, таких как: работоспособность и желание ответственных за делопроизводство в организациях-источниках комплектования и понимания их руководства степени ответственности за своевременную обработку и передачу документов.
Архивный отдел имеет свой список № 1 организаций - источников комплектования архивного отдела, который был переработан в 2011 году и согласован экспертно-проверочной комиссией при управлении государственной архивной службы Самарской области. В списке № 1 значатся 24 учреждения, из них 3 организации являются – федеральной формы собственности, 3 – собственности Самарской области, 17 – муниципальной и 1 – частной.
Из 24-х учреждений полностью упорядочили свои документы по 2008 год включительно 19 организаций (80 %). После утверждения и согласования описей ЭПК управления государственной архивной службы Самарской области документы своевременно передаются в архивный отдел. В настоящее время задолжниками по упорядочению документов являются: отдел по управлению муниципальным имуществом (с 2004 г.), муниципальное учреждение редакция газеты «Степь», финансовое управление (с 2007 г.), районная прокуратура (с 1998 г.), все эти учреждения включены в график работы на 2012 год. И в этом году уже на первом заседании ЭПК были рассмотрены и утверждены документы постоянного хранения Прокуратуры района за 1998-2008 гг.
Ежегодно постановлением Главы района по предоставлению начальника архивного отдела утверждается график упорядочения и передачи документов на постоянное хранение, согласования номенклатур дел, положений об ЭК и архивах учреждений списка № 1.
На каждый источник комплектования архивного отдела заведено наблюдательное дело. В него включены документы, отражающие работу архивного отдела с организациями: номенклатуры дел, положения об ЭК и архивах, выписки из протоколов ЭПК, паспорта архивов организаций, справки по проверкам организаций, распоряжения о назначении ответственных за делопроизводство и архив, и другие документы.
По состоянию на 01.01.2012 г. - 22 учреждения (92 %) обеспечены согласованными номенклатурами дел, положениями об ЭК и об архивах. Помещения под архив имеют 8 организаций, в остальных организациях документы хранятся в шкафах.
В архивном отделе заведена картотека учета работы с учреждениями списка № 1, которая помогает контролировать состояние документов постоянного хранения и по личному составу организаций – источников комплектования.
С целью оказания методической и практической помощи работникам делопроизводственных служб организаций-источников комплектования проводятся консультации и семинары по вопросам архивного дела. Ежегодно проводятся тематические проверки организаций. По итогам проверки составляется справка, с результатами которой знакомится руководитель проверяемой организации.
Много внимания уделяется приему документов по личному составу от ликвидированных организаций. Эти документы являются главным источником для обеспечения законных прав и интересов граждан и их социальной защиты. С ликвидируемыми источниками комплектования мы работаем согласно графика. С другими организациями сложнее. Часто приходится буквально спасать такие документы и, соответственно, самим их обрабатывать и составлять на них описи.
С 2010 года началась работа по выявлению держателей личных фондов заслуженных людей района. Работа эта началась случайно. При подготовке статьи к 65-летию Победы об участнике Великой Отечественной войны Голушкове Николае Григорьевиче был использован личный листок по учету кадров и автобиография Н.Г.Голушкова. Сведений было недостаточно, и я обратилась к родственникам по уточнению некоторых сведений о нем. При разговоре выяснилось, что сохранилось много документов о его службе и работе. На предложение о сдаче документов в архивный отдел последовал положительный ответ.
В 2011 году принято на постоянное хранение 2 личных фонда (126 ед.хр): участника Великой Отечественной 1941-1945 гг., заместителя председателя Пестравского райисполкома Голушкова Николая Григорьевича – 73 ед.хр. (123 документа) и участника Великой Отечественной 1941-1945 гг., Почетного гражданина Пестравского района Царева Ивана Яковлевича – 53 ед.хр. (95 документов). Документы поступили в архивный отдел на основании договоров дарения от лиц, владеющих документами по праву наследования.
Интерес к документам личного происхождения растет с каждым годом и обусловлен тем, что значительная часть архивных фондов отражает официальную часть работы организаций, в ней не находят всестороннего отражения многие события и факты общественной жизни района. Ценность и значимость документов личного происхождения участников Великой Отечественной войны, ветеранов труда трудно переоценить, в них прослеживается весь их жизненный и трудовой путь, а значит и история нашей страны. Документы будут востребованы для организации выставок, воспитания подрастающего поколения, для изучения истории Пестравского района.
В настоящее время ведется работа по составлению списка № 1-л владельцев фондов личного происхождения, архивы которых подлежат приему в архивный отдел. Планируетсяпринять документы личного происхождения:
- «Янзин Михаил Алексеевич (23.09.1928 г. – 2007 г.) – председатель исполкома Пестравского районного Совета народных депутатов, кавалер ордена Октябрьской Революции (1973 г.)»
- «Давыдкин Валентин Михайлович (06 февраля 1936 г. – по н.в.) – Почетный гражданин Пестравского района, первый секретарь Пестравского РК КПСС, председатель исполкома Пестравского районного Совета народных депутатов, директор совхоза «Майский», кавалер ордена Трудового Красного Знамени(1973 г.)»
- «Васильченко Иван Андреевич (06 ноября 1898 г. – 20 января 1992 г.) – Почетный гражданин Пестравского района, участник Первой Мировой войны 1914-1918 гг., Гражданской войны 1918-1921 гг., Великой Отечественной войны 1941-1945 гг., кавалер ордена Красной Звезды»
В последние годы мы активно работаем с муниципальными учреждениями «Редакция газеты «Степь» и «Управление культуры, молодежной политики, физической культуры и спорта администрации м.р.Пестравский» по отбору на хранение фотодокументов. Фотодокументы от учреждений поступают, в основном, на электронных носителях и фотоотпечатки мы заказываем сами.
Всего на 01 января 2012 года в архивном отделе хранится 114 фондов – 22546 ед.хр., в том числе: 14922 ед.хр.- управленческой документации, 7624 – документов по личному составу, 126 – документов личного происхождения. Фотодокументов – 578 ед.хр.
По вопросам комплектования архивного отдела большую помощь оказывают нормативные и методические разработки, подготовленные управлением государственной архивной службы Самарской области. Проблемы, которые возникают в процессе организации работы, решаются в архивном отделе по мере их поступления.
В заключение хочется сказать, что организации работы по комплектованию архивного отдела уделяется большое внимание, так как систематическое пополнение архива документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, играет важную роль в сохранении истории района и региона в целом.